Menerapkan SMK3 tidak berhenti setelah perusahaan memiliki kebijakan, manual, dan prosedur K3. Sistem tersebut perlu dijalankan, diperbarui, dan dievaluasi secara berkelanjutan. Namun, perusahaan masih dapat terjebak pada masalah yang membuat dokumen tidak mencerminkan kondisi lapangan. Karena itu, mengenali kesalahan dalam menerapkan SMK3 dapat membantu perusahaan memperbaiki sistem sebelum audit maupun pemeriksaan dilakukan.
1. Menganggap SMK3 Selesai Setelah Dokumen Dibuat
Kesalahan menerapkan SMK3 yang paling mendasar adalah menganggap sistem sudah selesai setelah seluruh dokumen tersusun. Perusahaan mungkin memiliki kebijakan K3, prosedur kerja, formulir, dan manual yang lengkap, tetapi penerapannya belum terlihat dalam aktivitas sehari-hari.
Padahal, SMK3 mencakup kebijakan, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi, serta peninjauan dan peningkatan kinerja secara berkelanjutan.
Cara menghindarinya: lakukan tinjauan implementasi secara berkala dengan memeriksa langsung penerapan prosedur di lokasi kerja. Pastikan dokumen yang dibuat memang digunakan oleh pekerja dan menjadi bagian dari proses kerja sehari-hari.
2. Dokumen Tidak Pernah Diperbarui
Dokumen SMK3 yang tidak diperbarui dapat membuat sistem terlihat lengkap, tetapi tidak lagi sesuai dengan kondisi perusahaan. Misalnya, prosedur masih mencantumkan nama pejabat yang sudah tidak bekerja, instruksi kerja belum mengikuti perubahan proses, atau format pelaporan insiden berbeda antarunit.
Cara menghindarinya: terapkan pengendalian dokumen yang menetapkan penanggung jawab, status versi, mekanisme distribusi, serta jadwal tinjauan berkala. Dokumen juga perlu segera diperbarui ketika terjadi perubahan organisasi, proses kerja, peralatan, atau ketentuan yang memengaruhi isinya.
3. K3 Dianggap Urusan Departemen K3 Saja
Selain itu, SMK3 sebagai tugas khusus departemen K3 dapat membuat tanggung jawab keselamatan tidak berjalan di tingkat operasional. Manajer lini, supervisor, dan pekerja justru memiliki peran dalam penerapan sistem.
PP Nomor 50 Tahun 2012 menempatkan tanggung jawab penerapan SMK3 pada berbagai tingkatan manajemen dan pekerja, bukan hanya petugas K3.
Cara menghindarinya: masukkan sasaran K3 ke dalam tanggung jawab dan indikator kinerja manajemen lini. Departemen K3 dapat berperan sebagai koordinator dan fasilitator, sementara pelaksanaan pengendalian risiko tetap menjadi tanggung jawab setiap bagian sesuai perannya.
4. Lulus Audit Dianggap Bukti Sistem Sudah Berjalan Baik
Lulus audit SMK3 merupakan pencapaian penting, tetapi bukan alasan untuk menghentikan evaluasi internal. Hasil audit menunjukkan tingkat kesesuaian penerapan terhadap kriteria penilaian pada saat audit dilakukan. Perusahaan tetap perlu mempertahankan dan meningkatkan sistem setelah proses tersebut selesai.
Cara menghindarinya: lakukan audit internal dan evaluasi rutin di antara periode audit eksternal. Temuan internal sebaiknya ditindaklanjuti dengan serius, termasuk mencari penyebab, menetapkan tindakan korektif, dan memantau efektivitas perbaikannya.
Baca juga: Perbedaan Audit K3 dan Inspeksi, Ini yang Sebaiknya Dipahami
5. Identifikasi dan Penilaian Risiko Tidak Pernah Diperbarui
Risiko di tempat kerja dapat berubah ketika perusahaan menambah mesin, mengubah proses produksi, mengganti bahan, merotasi pekerja, atau mengalami insiden.
Karena itu, dokumen identifikasi bahaya, penilaian, dan pengendalian risiko yang dibuat sekali lalu dibiarkan dapat kehilangan relevansinya.
Salah satu metode yang dapat digunakan perusahaan untuk mendokumentasikan proses tersebut adalah HIRARC, yaitu identifikasi bahaya, penilaian risiko, dan pengendalian risiko.
Cara menghindarinya: lakukan peninjauan ketika ada perubahan signifikan, setelah insiden atau kejadian yang berpotensi menimbulkan bahaya, serta secara berkala sesuai sistem yang diterapkan perusahaan. Dengan begitu, pengendalian risiko tetap mencerminkan kondisi aktual di lapangan.
Apa yang Harus Dilakukan Jika Menemukan Masalah dalam Penerapan SMK3?
Setelah melakukan evaluasi, perusahaan perlu menentukan prioritas perbaikan berdasarkan tingkat risiko dan dampaknya terhadap keselamatan kerja. Jangan mencoba memperbaiki seluruh temuan sekaligus tanpa urutan yang jelas.
Langkah yang dapat dilakukan antara lain:
- Catat setiap temuan dari hasil evaluasi internal, audit, inspeksi, atau laporan insiden.
- Kelompokkan berdasarkan tingkat risiko untuk menentukan masalah yang harus ditangani lebih dahulu.
- Tetapkan penanggung jawab dan tenggat perbaikan untuk setiap temuan.
- Perbarui dokumen terkait apabila perubahan proses atau pengendalian memang diperlukan.
- Verifikasi efektivitas perbaikan setelah tindakan dilakukan agar masalah yang sama tidak berulang.
Dengan langkah tersebut, temuan SMK3 dapat menjadi bahan perbaikan sistem, bukan sekadar daftar kekurangan yang menunggu audit berikutnya.
Baca juga: 5 Prinsip Dasar SMK3 yang Sebaiknya Anda Ketahui, Catat!
Hindari Kesalahan SMK3 Sebelum Menjadi Penghambat Operasional!
Lima kesalahan menerapkan SMK3 tersebut dapat dicegah apabila perusahaan memperlakukan sistem K3 sebagai bagian dari kegiatan operasional, bukan sekadar persyaratan administratif.
Evaluasi implementasi, pengendalian dokumen, keterlibatan manajemen, audit internal, dan pembaruan penilaian risiko perlu berjalan bersama.
Jika perusahaan Anda sedang membangun, mengevaluasi, atau pengurusan SMK3, tim Kreasi Mandiri dapat membantu memberikan pendampingan sesuai kebutuhan penerapan sistem K3 dan persyaratan yang berlaku.
FAQ
Apakah semua perusahaan wajib menerapkan SMK3?
Tidak. Kewajiban SMK3 berlaku bagi perusahaan yang mempekerjakan sekurang-kurangnya 100 pekerja atau memiliki tingkat potensi bahaya tinggi.
Berapa kriteria yang digunakan dalam penilaian SMK3?
Pada tingkat lanjutan, penilaian penerapan SMK3 menggunakan 166 kriteria sesuai ketentuan yang berlaku.
Apakah perusahaan yang baru membangun SMK3 dapat langsung diaudit?
Tidak. Perusahaan perlu membangun dan menerapkan sistem terlebih dahulu agar auditor dapat menilai bukti penerapannya sesuai kriteria SMK3.